Een tekst of foto van Google gebruiken voor je eigen site, klantengegevens doorgeven aan het verhuisbedrijf waarmee je samenwerkt: wat is wettelijk toegestaan en wat niet? Charlotte Meindersma van Charlotte’s Law helpt ondernemers hierbij en deelt haar kennis graag.
Gebruik geen online afbeeldingen en teksten zonder toestemming
“Op al het beeld- en tekstmateriaal dat je online vindt, zit auteursrecht. Teksten of foto’s van andere websites of via Google voor jouw social media, website of brochures gebruiken is wettelijk dan ook niet toegestaan. Ook al past het nog zo goed bij jouw bedrijf. Hierop zit het auteursrecht van de maker en dit mag niet zonder toestemming worden gebruikt. Doe je dit wel dan kan het je een fikse schadevergoeding kosten. Vraag de maker dus altijd om toestemming. Grote kans dat je hier een vergoeding voor moet betalen.”
Foto’s of teksten mogen niet zonder toestemming overal geplaatst worden
“Ik heb regelmatig contact met fotografen die hun werk terugzien op andere plekken dan vooraf afgesproken. Een foto die eigenlijk voor Funda was gemaakt, maar vijf jaar later ineens ook op de website van de makelaar verschijnt terwijl dat niet was afgesproken. Veel mensen denken: ik heb er voor betaald, dus mag ermee doen wat ik wil. Dat is niet het geval. Je krijgt namelijk gebruiksrecht voor het specifieke gebruik zoals afgesproken. Heb je een opdracht uitgezet voor een websitetekst, dan betaal je alleen om die tekst te gebruiken voor jouw site. Niet ook voor in jouw brochure. Hetzelfde geldt voor fotografie. Huur je een fotograaf in voor brochurefoto’s, dan mag je deze niet zonder toestemming ook op je website en social media gebruiken. Maak daarom duidelijke afspraken bij het inhuren en vraag bijvoorbeeld of de content ook op je website, in je brochure en/of op je social media kanalen gebruikt mag worden. Vaak staat hier een extra tarief tegenover. Tarieven hangen namelijk niet alleen af van de kwaliteit, maar ook van de mate van het gebruik.”
Wijzig geen teksten of foto’s zonder toestemming van de maker
“Stel je voor dat een tekst op zo’n manier wordt aangepast dat de auteur er niet meer blij mee is of een foto bijvoorbeeld zo is uitgeknipt en bewerkt dat de fotograaf zijn eigen werk heel lelijk vindt, dan is dat schending van eer en goede naam. Het kan er zelfs voor zorgen dat degene geen opdrachten meer krijgt, omdat anderen het verminkte werk met de maker associëren. Dus wil je een tekst of foto achteraf laten wijzigen? Vraag toestemming aan de maker. Zijn of haar naam hangt er te allen tijde aan. Dat noemen we persoonlijkheidsrechten. En denk ook niet: als ik het juist heel erg wijzig, komt vast het auteursrecht te vervallen. Dat is nooit het geval.”
Bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig
“Voor alle opgeslagen persoonsgegevens moet je aan kunnen geven met welk doel je deze bewaard en voor ieder systeem geldt ook weer een andere bewaartermijn. Zo moeten facturen minimaal zeven boekjaren bewaard worden voor de Belastingdienst. Dat wil alleen niet zeggen dat dezelfde klantgegevens die ook op de factuur staan nog in je CRM-systeem mogen staan nu deze mensen allang geen klant meer zijn. Voor je nieuwsbriefleden geldt weer: deze gegevens mogen bewaard worden, totdat leden zichzelf uitschrijven.”
Stel een privacyverklaring op waarin je uitlegt welke gegevens je gebruikt, met welk doel, welke grondslag en bewaartermijn
“Vraag je in een invulformulier naar de voornaam, achternaam, het e-mailadres en de geboortedatum? Dan moet je in de bijgevoegde privacyverklaring uitleggen waarvoor je deze gegevens gebruikt. Bijvoorbeeld omdat je deze gegevens nodig hebt voor je bedrijfsvoering om te kijken wat voor soort klanten je aantrekt en welke leeftijdsgroep naar welke huizen zoekt om zo jouw doelgroep beter te bepalen. Als ondernemer mag dat op basis van grondslag gerechtvaardigd belang, maar dan moet het dus wel duidelijk in de privacyverklaring worden uitgelegd. Het is verstandig om ook iets te vragen als: mag ik je gegevens hiervoor gebruiken? Met toestemming mag alles, maar die toestemming moet heel expliciet zijn. Ook goed om te weten dat de toestemming door de persoon zelf altijd mag worden ingetrokken. Daarbij is het prima dat de gegevens in het verleden voor de gestelde doeleinden zijn gebruikt. Als ze in de toekomst bijvoorbeeld maar niet meer in nieuwe onderzoeksrapporten terugkomen.”
Je mag mensen alleen benaderen met dezelfde reden dat ze jou benaderd hebben
“Toont een potentiële klant interesse in een huis? Dan is het niet de bedoeling dat je hem of haar vervolgens bestookt met informatie over andere huizen in de regio. Dit mag alleen met vooraf gevraagde toestemming. Is de woning waar deze persoon interesse voor toont bijvoorbeeld al verkocht, geef dit aan en vraag in hetzelfde (mail)gesprek of degene het interessant zou vinden om meer informatie over andere huizen te krijgen. Een prospect is namelijk nog geen echte klant en die mag je dus ook niet op die manier benaderen en ongevraagd meer info sturen.”
Beveilig alles goed zodat niet iedereen bij alle gegevens kan
“Zorg dat er maar een of twee werknemers in de uitgebreide database met klantenbestanden kunnen en beveilig alles goed. Hierbij geldt: je moet doen wat in je macht ligt en hier niet laks over zijn. Dus geen iPad met een klantendossier open laten liggen in een koffietentje of op je bureau. De kans is groter dat het op dit punt mis gaat door een menselijke fout dan door een technische fout.”
Zonder toestemming mensen toevoegen aan je nieuwsbrieflijst mag niet
“Mensen zonder toestemming jouw nieuwsbrief toesturen mag niet. Dus ook niet die nieuwe klant die je sinds kort in opdracht mag mailen. Vraag vooraf altijd om toestemming, bijvoorbeeld via een pop-up of invulformulier op je website. Uitschrijven moet ook heel simpel mogelijk zijn, door een button in de nieuwsbrief. Niet dat de klant hier bijvoorbeeld zelf een mail voor moet sturen.”
E-mailadressen van nieuwsbrieflezers mogen nooit zichtbaar zijn
“Gebeurt dit wel, dan deel je persoonsgegevens met anderen zonder toestemming. Het mag wel als je met een specifieke groep van vijf á tien mensen een meeting inplant, maar niet als je de nieuwsbrief verstuurt en alle mailadressen van jouw nieuwsbriefleden zichtbaar zijn.”
Reviews doorplaatsen op social media of in brochures mag niet zonder toestemming
“Ook op reviews rust auteursrecht. Dus zorg er altijd voor dat je de klant bij het invullen van de review vraagt of hij of zij ook toestemming geeft voor plaatsing op andere plekken dan de website, zoals social media en in jouw brochure. Vaak vinden mensen het vooraf geen probleem. Maar als ze hun eigen foto en naam zonder toestemming ergens op social media tegenkomen, kunnen ze daar achteraf anders over denken.”
Geef geen persoonsgegevens aan derden
“Werk je samen met een verhuisbedrijf of een interieurstylist en geef je klantengegevens aan hen door? Dan mag dit alleen als de klant daar vooraf toestemming voor heeft gegeven. Ook niet doen omdat jij denkt: dat is toch service?! Dat veel mensen het ook zo kunnen zien, maakt het nog niet legaal.”
Meer informatie
Als verhuurmakelaar weet jij hoe belangrijk het is voor je klanten om juridisch op de hoogte te zijn van de huurmarkt. Als lid van VBO delen wij juridische kennis, kun je terugvallen op onze juridische afdeling en huisadvocaat én heb je 24/7 toegang tot up-to-date werkdocumenten. Meer weten over VBO? Klik hier.
