Goede software maakt het leven van de makelaar en de verhuurbemiddelaar een beetje leuker, zegt VBO-directeur Hans van der Ploeg. “Zonder die goede software blijf je steeds maar (veelal dezelfde) gegevens invoeren. Dat betekent: tijdverlies en een grote kans op fouten. Je hoeft maar één cijfer van een bankrekening fout in te vullen en je hebt een probleem. Om nog maar te zwijgen van allerlei andere onaangename verrassingen zoals een vervalst identiteitsbewijs. Dat moet je allemaal zien te voorkómen. Digitalisering van het hele verhuurproces is in het belang van alle partijen: huurder, verhuurder én verhuurbemiddelaar.” Samen met Ronald Evers (directeur van Venum BV), Joey van Boxel, Product Manager van Kolibri, en Alex Faraco, directeur van Huurcheck, legt Van der Ploeg uit waarom VBO-leden het – dankzij een transparant digitaal proces – nét iets makkelijker hebben dan veel van hun collega’s. En alles is AVG-proof!
“In feite kun je als verhuurmakelaar niet meer om digitalisering heen”, stelt Evers. “Er zijn diverse systemen op de markt, maar Kolibri kan iets wat de anderen niet kunnen! Met Kolibri heb je te allen tijde grip op je werk. Het complete woningaanbod komt met enkele muisklikken op alle relevante websites die je zelf als makelaar wilt. De reacties die binnenkomen op een pand dat te huur is, worden automatisch aan het object gekoppeld. Nóg een voordeel: wij hebben API First ontwikkeld (Application Programming Interface) waardoor ook andere pakketten, zoals Exact, kunnen worden aangesloten op de informatie in Kolibri. De zogenaamde API staat in principe open voor iedere partij die met ons wil koppelen. Wij gaan ervan uit dat de gebruiker bepaalt wat er moet gebeuren. Wij maken mooie software om het leven van de verhuurbemiddelaar makkelijker en efficiënter te maken.
Van der Ploeg: “Het mooie van dit pakket is dat het is ontwikkeld in samenwerking met verhuurmakelaars. Uitgangspunt is de vraag ‘Wat heb je nodig om je werk zo makkelijk en efficiënt mogelijk te doen?’ Zelfs van telefoontjes die binnenkomen, herkent het systeem of we degene die belt al kennen. Zo ja, dan wordt automatisch het klantendossier geopend. Al het dubbele werk dat vroeger nu eenmaal inherent was aan dit vak, is daarmee verleden tijd. Anno 2019 werkt iedere makelaar/verhuurbemiddelaar met een CRM-systeem (Customer Relationship Management), maar dit gaat veel verder. En het mooiste is: als bemiddelaar kies je zelf welke delen van het pakket je wilt gebruiken. Alhoewel: dat is het op-een-na-mooiste, want het belangrijkste is dat VBO-leden Kolibri gratis kunnen gebruiken: het is onderdeel van de contributie.”
Gebruiksvriendelijk
Alle enthousiasme ten spijt: voor een leek ziet het er bepaald niet eenvoudig uit. Dat is het wél, vertelt Joey van Boxel. “We hebben veel tijd en aandacht besteed aan de gebruiksvriendelijkheid. Een pakket dat moeilijk is, werkt nu eenmaal niet. Op de site staan diverse filmpjes die op heel klantvriendelijke wijze uitleggen hoe de software werkt. Er is een pagina met ’ruim 400 veel gestelde vragen én VBO houdt geregeld introductiebijeenkomsten. Het uitgangspunt is dat iedere makelaar met het systeem moet kunnen werken. Sterker nog: VBO-leden kunnen direct met het pakket aan de slag.”
Hij noemt nog een paar voordelen van het pakket: “Objecten die eerder verhuurd zijn, kunnen eenvoudig opnieuw worden aangeboden: het complete dossier is altijd beschikbaar. En het wordt in de loop der jaren alleen maar completer. Het sleutelbord maakt ook deel uit van het pakket: er is een overzicht van alle sleutels die in omloop zijn. Via een app op zijn smartphone ziet de bemiddelaar direct welke sleutel hij mee moet nemen bij een bezichtiging. Ook dat bevordert de snelheid waarmee gewerkt wordt, en ook hier is de kans op vergissingen minimaal. Die tijdwinst kan belangrijk zijn in situaties waarin iemand heel snel een woning nodig heeft.”
“En vergeet het notificatiecentrum niet”, zegt Evers. “Dat is in feite een soort berichten-inbox waarin alle belangrijke berichten verschijnen over panden en relaties. Je ziet in één oogopslag wanneer het huurcontract verloopt. Als daarna een nieuw huurcontract moet worden opgesteld, is dat een eenvoudig klusje. Immers: alle gegevens zijn al aan elkaar gekoppeld. Dat geldt ook voor de VBO-documenten. Die zijn vanzelfsprekend uitvoerig op hun juistheid en compleetheid getoetst, en ze zijn direct eenvoudig te koppelen aan het systeem van Kolibri.”
Hij ziet nog een belangrijk voordeel: “Je loopt met je smartphone of tablet door de woning en je handelt alles in één keer ter plaatse af. Nabewerken en controleren op kantoor hoeft niet meer. Als je de woning verlaat, ben je helemaal klaar met het traject. Ideaal.”
Van screening naar sleuteloverdracht
Als een woning online te huur wordt aangeboden, start voor de verhuurmakelaar het proces om te komen tot een verhuurdossier. De Algemene Verordening Gegevensbescherming speelt een belangrijke rol. Iedere verhuurder wil weten wat voor vlees hij met zijn nieuwe huurder in de kuip heeft. Probleem: alle gegevens moeten tot in de finesses beschermd zijn. Het programma Huurcheck levert de verhuurder die maximale zekerheid, vertelt Alex Faraco, directeur van Huurcheck. “We zijn in 2015 gestart met een proces om gegevens te controleren op juistheid met als doel de makelaar – maar ook de huurder en de verhuurder te voorzien van optimale verhuurbemiddeling, die voldoet aan alle zorgplichteisen. Met het ‘if-this-than-that-systeem realiseert de makelaar de juiste screening en dossieropbouw. Alle gegevens worden versleuteld opgeslagen. Via een beveiligde klanten-login kunnen huurders hun gegevens veilig uploaden en doorsturen naar de bemiddelaar, die de kandidaten vervolgens kan screenen. Het systeem biedt onder andere creditchecks en een ID-check.
Met één klik kan de verhuurbemiddelaar alle gegevens checken omtrent de kredietwaardigheid van de aspirant-huurder. Huurcheck maakt – als enige partij in Nederland – gebruik van een systeem waarin alle leveranciers gebundeld zijn. De makelaar heeft zo alle controles tot zijn beschikking: van o.a. BKR, EDR, Experian en Focum.
Alle identiteitsbewijzen worden snel en eenvoudig op hun echtheid gecontroleerd. Dat beperkt zich niet tot Nederlandse ID-bewijzen. Het aantal buitenlandse huurders (studenten, arbeidsmigranten, expats) groeit elk jaar fors. Met Huurcheck kunnen alle reisdocumenten ter wereld op hun echtheid worden onderzocht. Pas als alles in orde is, krijgt de verhuurder een aantal potentiële kandidaten te zien. In principe kan het hele traject van de start van het verhuurdossier tot de sleuteloverdracht in één dag worden afgelegd.”
Vier ogen
“Als optionele service biedt Huurcheck een validatiedienst die de controle van de dossiers handmatig uitvoert. Indien nodig geven medewerkers van Huurcheck feedback. Door dit ‘vier-ogen-principe’ minimaliseren we de kans op fouten.
Tijdens het proces kan de bemiddelaar ook nog kiezen voor een huurschadeverzekering. Als een huurder na enige tijd toch slechte plannen heeft met zijn huurwoning, lijdt de verhuurder geen schade: die is verzekerd. Niet alle bemiddelaars kiezen voor die – overigens erg voordelige – verzekering. Dan is het risico voor hen als het toch misgaat.
Aan het eind van het traject staat het huurcontract al helemaal klaar en kan het digitaal worden ondertekend. De ROZ- en VBO-huurcontracten worden gefaciliteerd. Dus: gemak, tijdwinst en natuurlijk rechtsgeldig! Ook de inspectie van de woning wordt via een app verwerkt en ter plaatse afgehandeld.
Er zijn nu ruim 2.000 makelaars en bemiddelaars aangesloten bij Huurcheck. Zij verwerken hun huurdossiers nu veel sneller dan voorheen. Ik geloof heel erg in een ‘klik-en-klaar’-workflow waarbij we optimaal gebruik maken van de automatiseringsmogelijkheden zonder verlies van flexibiliteit.”
