Ook makelaars en taxateurs moeten voldoen aan strengere regels bij het systematisch verwerken van persoonsgegevens. Wat gaat er precies veranderen en wat betekent dat voor de bedrijfsvoering?
Vanaf 25 mei dit jaar gaat de Autoriteit Persoonsgegevens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) handhaven. Ook makelaars en taxateurs moeten voldoen aan strengere regels bij het systematisch verwerken van persoonsgegevens. Wat gaat er precies veranderen en wat betekent dat voor makelaars en taxateurs? We vragen het Aleid Wolfsen, voorzitter Autoriteit Persoonsgegevens, en Hans van der Ploeg, directeur VBO Makelaar.
Aleid Wolfsen, voorzitter bij de Autoriteit Persoonsgegevens: “De samenleving is sterk gedigitaliseerd, waardoor het verwerken van persoonsgegevens kwetsbaarder is. De nieuwe AVG is hiervoor beter uitgerust. Burgers krijgen meer mogelijkheden om voor zichzelf op te komen als organisaties en bedrijven hun persoonsgegevens systematisch verwerken.” Wolfsen wijst op de rechten: “Behalve het bestaande recht op verwijdering van persoonsgegevens, hebben burgers nu ook het recht op vergetelheid. Ze kunnen van een organisatie eisen om de verwijdering door te geven aan alle andere organisaties met wie ze de gegevens delen (verwerkers), zoals een administratiekantoor of softwarebedrijf.”
Verwerkingsregister
De AVG heeft ook gevolgen voor makelaars en taxateurs. Zij krijgen meer verantwoordelijkheid en moeten kunnen aantonen dat zij de nodige privacy-maatregelen op organisatorisch en technologisch gebied hebben getroffen. In een verwerkingsregister van activiteiten moeten ze bijhouden welke persoonsgegevens ze waarvoor verwerken en waar deze vandaan komen. Wolfsen: “Makelaars en taxateurs mogen nooit persoonsgegevens verwerken zonder duidelijk doel. Bijvoorbeeld omdat het ‘handig’ is voor later. Ook is er een wettelijke grondslag voor verwerking nodig, zoals het voorbereiden van een koopovereenkomst of het voldoen aan een wettelijke verplichting. Denk bij dat laatste aan de Wwft, Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme.”
Meer veranderingen
Maar de AVG brengt meer veranderingen voor de branche met zich mee. Persoonsgegevens langer bewaren dan strikt noodzakelijk, is niet toegestaan. Wolfsen: “Direct marketing gericht op bestaande klanten mag wel. Net als statistisch onderzoek naar bijvoorbeeld de gemiddelde leeftijd en woonplaats van je bestaande klanten. Zolang het onderzoek maar gebaseerd is op persoonsgegevens die je rechtmatig hebt verkregen.”
Handhaving
Vanaf 25 mei dit jaar houdt de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht op de naleving van de AVG door bijvoorbeeld onderzoek te doen na klachten of op eigen initiatief. Wolfsen licht toe: “Elke burger en organisatie kan bij ons een privacyklacht indienen. Is er inderdaad onrechtmatig met persoonsgegevens omgesprongen? Dan is de Europese wetgeving leidend. Afhankelijk van de overtreding gaan we in gesprek of geven we een waarschuwing. Bijvoorbeeld als een makelaar onopzettelijk een fout maakt en de privacy niet ernstig is geschonden. We kunnen ook een sanctie opleggen. Die kan oplopen tot 4% van de jaaromzet of 20 miljoen euro.”
AVG-tool
Ook brancheorganisatie VBO Makelaar ondersteunt haar leden actief om te voldoen aan de AVG-verplichtingen. Samen met de Stichting AVG voor Verenigingen is er een speciale AVG-tool ontwikkeld. Hans van der Ploeg, directeur VBO Makelaar: “Het gaat om een online portal waarmee je als makelaar/taxateur stap voor stap de wettelijk voorgeschreven praktijk doorloopt en de benodigde documentatie-actie onderneemt. Na afloop geeft de stichting op basis van de ingevoerde gegevens als bewijs van goedkeuring een AVG-verklaring af.”
Lees het volledige artikel in de Vastgoed Adviseur van februari.
